TAMKIN Pioneering providing software solutions, technical consulting, information security and knowledge transfer in Libya.

Contacts

Address1: Massera Elkobra Street, 1032721, off Elmoktar Street, Tripoli, Libya.

Address2: 28 Rue Dahbagi 1001 – Tunis –Tunisia.

info@al-tamkinalalei.ly

Number1:+218912200246
Number2:+218217132258

ادارة المحتوي (ECM)

ادارة المحتوي (ECM)

تشمل إدارة المحتوى المؤسسي (ECM) الاستراتيجيات والأدوات المستخدمة في استقطاب جميع المعلومات ذات المتعلّقة لأعمالك ومعالجتها وإدارتها وحفظها وتوفير الطرق للوصول إليه فيما بعد. هناك حلول بسيطة إنما فاعلة للتحكم في محتوى علامتك التجارية من خلال إدارة المحتوى المؤسسي، حيث يتم أتمتة سير العمل وتقليل المهام اليدوية لتحسين كفاءة العمليات الأساسية والمتكررة.

وهذه العمليات تتضمن على وجه الخصوص
ما يلي:

1- الالتقاط الفوري للمستندات.
1- الالتقاط الفوري للمستندات.
الالتقاط الفوري للمستندات. تبدأ عملية إدارة محتوى المؤسسات بعملية الالتقاط —ويُقصد بها عملية استيراد المعلومات إلى مستودع رقمي.
2- تخزين المستندات الآمن.
2- تخزين المستندات الآمن.
باستخدام أنظمة إدارة محتوى المؤسسات القوية، يمكن للمؤسسات تخزين مستندات العمل الهامة بسهولة في مستودع رقمي، وعرضها بشكل فوري أو إجراء التعديلات عليها.
3- البحث بالنص الكامل والاسترداد.
3- البحث بالنص الكامل والاسترداد.
باستخدام أنظمة إدارة محتوى المؤسسات القوية، يمكن للمؤسسات تخزين مستندات العمل الهامة بسهولة في مستودع رقمي، وعرضها بشكل فوري أو إجراء التعديلات عليها.
4- أتمتة العمليات التجارية.
4- أتمتة العمليات التجارية.
من خلال الأتمتة الرقمية، يمكن للمؤسسات تخطيط مراحل أي عملية تجارية بسهولة وتوجيه المستندات تلقائيًا إلى الأشخاص المعنيين في الوقت المناسب.
5- تأمين المستندات متعددة المستويات.
5- تأمين المستندات متعددة المستويات.
التحكم في المعلومات عبر المؤسسة عن طريق تقييد الوصول إلى المجلدات، المستندات، الحقول، الشروح وغيرها من خصائص المستندات متعددة المستويات.
6- التقاط وتوجيه واعتماد النماذج رقميًا.
6- التقاط وتوجيه واعتماد النماذج رقميًا.
استبدال النماذج الورقية بالنماذج الإلكترونية لالتقاط المعلومات رقميًا ومُشاركتها عبر المؤسسة.

كيف تساعد إدارة المحتوى المؤسسي أعمالك على النمو:

  • #1 خفض تكاليف التشغيل والتخزين.
  • #2 تحسين الإنتاجية.

تساعد إدارة المحتوى المؤسسي في تقليل تكلفة التشغيل بشكل كبير من خلال تسيير سير العمل بشكل آلي مما يلغي الإجراءات اليدوية. كما تساعد إدارة المحتوى المؤسسي على تخزين المعلومات الضرورية رقمياً مما يلغي تكلفة التخزين.

تقدم إدارة المحتوى المؤسسي المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب بطريقة محددة لعملائك. لا يتعين عليهم البحث عن المعلومات في مصادر متعددة مما سينعكس إيجاباً على إنتاجية العمل.

  • #3 استمرارية الأعمال.
  • #4 التخطيط والامتثال.

تساعد الحلول المناسبة الخاصة بإدارة المحتوى المؤسسي في تكوين نسخة احتياطية لأرشيف المعلومات، مما يضمن إمكانية الوصول دائماً إلى المحتوى الذي تحتاجه للقيام بأعمالك.

يعد تخطيط المعلومات وامتثالها للوائح الحكومية أمراً بالغ الأهمية لجميع أنواع المؤسسات. توفر إدارة المحتوى المؤسسي للموظفين وصولاً عالي التحكم إلى المعلومات وفق سياسات وإجراءات محددة، كما تضمن إدارة المحتوى المؤسسي وصول الأفراد المصرح لهم بشكل حصري إلى المعلومات والبيانات القابلة للتدقيق لأغراض الامتثال.

  • #5 بيئة العمل المتنقّلة وتلك النشطة عن بعد.

تتيح إدارة المحتوى المؤسسي للعملاء الوصول إلى المحتوى عن بُعد عبر الأجهزة المحمولة، حيث يمكن الوصول إلى المعلومات من خلال تطبيق الموبايل ضمن منصة محددة وفقاً للقواعد واللوائح، وهذا يساعد المستخدمين على إدارة أعمالهم عن بُعد بسهولة وفي الوقت الفعلي.

دورة حياة الوثائق والمستندات:

كل شئ في هذا العالم له نقطة بداية ونقطة نهاية. فهذه العملية تُسمى “دورة الحياة”. لذا، فماذا عن دورة حياة الوثائق والمستندات؟

المرحلة الثالثة: ما بعد التحول الإلكتروني الآمن
أما هذه المرحلة، يُمكن من خلالها طبع البيانات والحفاظ على القديم منها. فمن ناحية أخرى، يُمكن التخلص من البيانات التي لا تحتاج إليها. أما إذا كانت المستندات أو الوثائق هامة، فإنها تمُر بمرحلة “الحفظ”.
المرحلة الأولى: قبل التحول الإلكتروني
عند إنشاء مُستند ما، تأتي خطوة تحويل المُستندات أو الوثائق إلى الشكل الإلكتروني وذلك عن طريق استخدام التقنيات الضوئية للتعرف على ومُعالجة الحروف، ثم تأتي خطوة فهرسة البيانات. بعد ذلك، يُمكن التحكم في البيانات وتحزينها بجودة عالية وبطريقة يُمكن الوصول إليها.
المرحلة الثانية: التحول الإلكتروني
هذه المرحلة تضمن الوصول الآمن للبيانات، استرجاعها، مُراجعتها، وكذلك تبادلها بين الموظفين وأخيراً التحول الآمن للبيانات.

كيف تساعد ECM أعمالك على النمو

1.
1.
تقليل تكاليف التشغيل والتخزين. تساعد إدارة محتوى المؤسسة على تقليل تكاليف التشغيل بشكل كبير عن طريق أتمتة سير العمل والتخلص من الإجراءات اليدوية. وتساعد تقنية ECM أيضًا على تخزين المعلومات الضرورية رقميًا، مما يقلل تكلفة التخزين.
2.
2.
تحسين الإنتاجية. تقدم ECM المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب وبطريقة محددة لعملائك. ولا يتوجب عليهم البحث عن المعلومات من مصادر متعددة، مما سيؤثر إيجاباً على إنتاجية العمل.
3.
3.
استمرارية الأعمال. تساعدك حلول ECM المناسبة على عمل نسخة احتياطية من أرشيف المعلومات لديك، مما يضمن حصولك دائمًا على إمكانية الوصول إلى المحتوى الذي تحتاجه لإنجاز عملك.
4.
4.
التخطيط والامتثال. يعد تخطيط المعلومات والامتثال للوائح الحكومية أمرًا بالغ الأهمية لجميع أنواع المؤسسات. توفر إدارة محتوى المؤسسة للموظفين إمكانية وصول خاضعة للتحكم بدرجة عالية إلى المعلومات وفقًا لسياسات وإجراءات محددة، وتضمن إدارة محتوى المؤسسة أن الأفراد المصرح لهم لديهم وصول حصري إلى المعلومات والبيانات القابلة للتدقيق لأغراض الامتثال.
5.
5.
بيئة العمل متنقلة ونشطة عن بعد. تتيح إدارة محتوى المؤسسات للعملاء الوصول إلى المحتوى عن بعد عبر الأجهزة المحمولة، حيث يمكن الوصول إلى المعلومات من خلال تطبيق الهاتف المحمول ضمن منصة محددة وفقًا للقواعد واللوائح، وهذا يساعد المستخدمين على إدارة أعمالهم عن بعد بسهولة وفي الوقت الفعلي.